Assistant(e) Administratif(ve) – CDD

Location
France

About Us

Rothschild & Co is a leading global financial services group with seven generations of family control and a history of over 200 years at the centre of the world's financial markets.

Our expertise, intellectual capital and global network enable us to provide a distinct perspective that makes a meaningful difference to our clients, communities and planet.

We have 4,600 talented specialists on the ground in over 40 countries around the world, enabling us to deliver a unique global perspective across four market-leading business divisions – Global Advisory, Wealth Management, Asset Management and Five Arrows.

As a family-controlled business built on relationships, we place a huge emphasis on our people and finding the right colleagues to take our business forward.

Rothschild & Co is committed to an inclusive and supportive environment where different perspectives are valued. We are focused on the attraction and recruitment, development and retention and progression of high calibre talent to ensure we and our clients benefit from the value of difference.

Contexte

Nous recrutons un(e) Assistant(e) Administratif(ve) pour rejoindre nos équipes en Family Office dans le cadre d’un CDD.

Principales missions

1. Gestion administrative & secrétariat

  • Gestion du courrier (simples et LRAR) : envoi, numérisation, archivage.

  • Rédaction, mise en forme et envoi de documents administratifs.

  • Gestion des appels et relais administratif des chargés d’affaires.

  • Organisation logistique : fournitures, réservation de salles, préparation de dossiers à signer (juridique annuel, AG, etc.).

  • Mise à jour ponctuelle des registres papier.

2. Gestion documentaire & remédiation (GED)

  • Centralisation et transmission à la GED des documents réglementaires requis (statuts, comptes annuels des personnes morales).

  • Diffusion de la documentation juridique à jour lors des opérations impactant les entités (statuts, bénéficiaires effectifs, opérations juridiques).

3. Facturation & CRM

  • Contribution au suivi et au contrôle des données sensibles dans le CRM (en binôme).

  • Relecture des documents de facturation.

  • Publipostage et mise sous enveloppe des factures.

4. Assistance administrative – pôle fiscal

  • Saisie et sécurisation de virements (impôts, comptables, formalistes, factures).

  • Suivi de dossiers administratifs clients (administrations, plateformes).

  • Gestion des espaces impots.gouv pour les personnes morales.

  • Envoi de courriers fiscaux et remplissage de formulaires (ex. 2778).

  • Suivi administratif de notes de frais et de contrats d’assurance au niveau des sociétés suivies au Family Office  

5. Assistance administrative – pôle social & SPD

  • Saisie de virements.

  • Téléchargement, contrôle et fiabilisation des bulletins de salaire (y compris outils intégrant de l’IA).

  • Publipostage de documents sociaux.

  • Participation à la préparation des déclarations de taxe sur les salaires.

Profil recherché

  • Formation administrative / assistanat, avec expérience dans un environnement exigeant (finance, juridique, fiscal, cabinet, banque).

  • Excellente maîtrise des outils bureautiques (Outlook, Pack Office, Adobe Acrobat)

  • Rigueur, sens de l’organisation, fiabilité et discrétion absolue.

  • Capacité à gérer plusieurs sujets en parallèle et à interagir avec des interlocuteurs variés (équipes internes, clients, administrations).

  • Excellent relationnel et communication écrite et orale professionnelle.

Assistant(e) Administratif(ve) – CDD

Postuler